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Formation : Organiser et améliorer la gestion de l'information dans le service et en direction des usagers

Organiser et améliorer la gestion de l'information dans le service et en direction des usagers

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Bien gérer l’information est une des clés de prise de décision et de conduite du changement. Cette formation permet d’intégrer pas à pas la démarche et les bonnes pratiques inhérentes : récolter, diffuser, conserver l’information sans surcharger les services ; calibrer et clarifier les messages ; retrouver les données.


Inter
Intra
Sur mesure

Cours pratique en présentiel ou en classe à distance

Réf. IUS
Prix : Nous contacter
  2j - 14h00
Pauses-café et
déjeuners offerts




Bien gérer l’information est une des clés de prise de décision et de conduite du changement. Cette formation permet d’intégrer pas à pas la démarche et les bonnes pratiques inhérentes : récolter, diffuser, conserver l’information sans surcharger les services ; calibrer et clarifier les messages ; retrouver les données.

Objectifs pédagogiques
À l’issue de la formation, le participant sera en mesure de :
  • Organiser une gestion de l’information adaptée au service et aux interlocuteurs
  • Diffuser et conserver l’information
  • Mettre en place des dispositifs d’information souples, solides et efficaces
  • Choisir des outils (numériques ou matériels) adaptés au contexte
  • S’assurer de la qualité des informations et de leur adéquation aux besoins

Public concerné
Tous les agents du secteur public amenés à gérer ou à faire circuler l’information, en interne, au sein des services ou, en externe, en direction de partenaires publics ou privés et des usagers.

Prérequis
Aucune connaissance particulière.

Programme de la formation

Élaborer sa politique de gestion de l’information

  • Comprendre le rôle de l’information en contexte professionnel.
  • Dresser l’état des lieux : existant, besoins, objectifs, difficultés, moyens matériels et humains.
  • Élaborer sa stratégie de veille et de diffusion : méthodes et outils, compétences à développer.
  • S’évaluer et s’améliorer en continu.
Travaux pratiques
Organiser la gestion de l’information dans son service : ébaucher un dispositif adapté et bien dimensionné, définir les besoins et usages, choisir des outils, envisager les modalités pratiques.

Récolter l’information

  • Définir sa stratégie de collecte d'informations : méthodes, outils, sources.
  • Planifier et mettre en place sa veille.
  • Exploiter le web et les résultats de recherche.
  • Exploiter les sources non numériques.
Travaux pratiques
S’entraîner à récolter l’information : chercher des informations sur le web. Évaluer la pertinence et la qualité des résultats. Tester différents mots clés. Approfondir sa politique de veille.

Sélectionner l’information pertinente selon les objectifs et les besoins

  • Choisir ses sources : adéquation, fiabilité.
  • Évaluer la qualité des données recueillies.
  • Optimiser le recueil d'informations et sa diffusion selon le contexte, le besoin, le champ professionnel.
  • Extraire efficacement l’information d’une source écrite ou orale.
  • Hiérarchiser les informations selon les attentes des destinataires.
  • Connaître la loi et la déontologie.
Travaux pratiques
Évaluer des informations : nature, fiabilité, pertinence, complétude... Identifier et hiérarchiser les idées contenues dans un texte.

Diffuser l’information

  • Choisir les outils de diffusion adaptés au service.
  • Choisir ses canaux de communication : numériques/physiques, push/pull.
  • Viser l'efficace : diffuser une information brute ou retravaillée ?
  • Rendre l'information digeste et éveiller l’intérêt.
  • Présenter l’information : chartes éditoriale et graphique, normes du web…
Travaux pratiques
Concevoir un support d’information (application numérique, imprimé, autre...) dans des modalités pertinentes pour le service et pour ses interlocuteurs.

Conserver l’information

  • Mettre en place un archivage de l’information.
  • Adapter l'archivage aux besoins du service.
  • Associer les agents à la démarche.
  • Évaluer le dispositif.
Travaux pratiques
Définir quels types de données conserver ou éliminer. Planifier un mode d’archivage adapté à son contexte.


Modalités pratiques
Travaux pratiques
Planifier divers aspects de la gestion de l’information de son service. Chercher et traiter des informations en vue de les diffuser.
Méthodes pédagogiques;
Pédagogie active. Les notions sont appliquées au fur et à mesure. Les participants sont incités à s'interroger sur leurs contextes spécifiques pour s’y adapter.

Modalités d'évaluation
Le formateur évalue la progression pédagogique du participant tout au long de la formation au moyen de QCM, mises en situation, travaux pratiques…
Le participant complète également un test de positionnement en amont et en aval pour valider les compétences acquises.

Solutions de financement
Pour trouver la meilleure solution de financement adaptée à votre situation : contactez votre conseiller formation.
Il vous aidera à choisir parmi les solutions suivantes :
  • Le plan de développement des compétences de votre entreprise : rapprochez-vous de votre service RH.
  • Le dispositif FNE-Formation.
  • L’OPCO (opérateurs de compétences) de votre entreprise.
  • France Travail sous réserve de l’acceptation de votre dossier par votre conseiller France Travail.
  • Le plan de développement des compétences de votre entreprise : rapprochez-vous de votre service RH.
  • Le dispositif FNE-Formation.
  • L’OPCO (opérateurs de compétences) de votre entreprise.
  • France Travail sous réserve de l’acceptation de votre dossier par votre conseiller France Travail.

Horaires
En présentiel, les cours ont lieu de 9h à 12h30 et de 14h à 17h30.
Les participants sont accueillis à partir de 8h45. Les pauses et déjeuners sont offerts.
En classe à distance, la formation démarre à partir de 9h.
Pour les stages pratiques de 4 ou 5 jours, quelle que soit la modalité, les sessions se terminent à 16h le dernier jour.