Se positionner dans l'organisation
- La définition de la fonction et ses implications.
- L'étendue du champ d'action de l'assistant.
- Comment "manager son manager" ?
- Être force de proposition.
Travaux pratiques
Cartographie de son positionnement dans l’organisation et de ses missions. Test "Manager son manager". Réflexion collective sur les moyens d’être force de proposition.
Gérer son activité
- Sa position face au temps : associée, dissociée.
- Son orientation par rapport au temps : passé, présent, futur.
- Les messages contraignants.
- Les lois et les principes de la gestion du temps.
- Fixer et lister les objectifs.
- Lister les activités.
- Déterminer le degré de priorité.
- Les facteurs associés à une bonne gestion de l'activité.
- Des solutions applicables à la perte de temps et d'énergie.
- Éviter les tensions contre-productives.
- Éviter les surcoûts.
Travaux pratiques
Test "Ma gestion du temps". Autodiagnostic des messages contraignants et réflexion collective.
Connaître ses "voleurs" de temps
- Quels sont ses "voleurs de temps" ?
- Gérer les interruptions : téléphone, imprévus, changement de priorité, distractions.
- Le manque d'objectifs, de planification, de priorités.
- La volonté d'en faire trop, l'incapacité à dire "non".
- Le manque d'organisation.
- Les réunions mal préparées.
- L'information incomplète ou en retard.
- L'absence de classement des informations.
Travaux pratiques
Identification des "voleurs de temps" individuels et recherche de solutions applicables. Mise en situation : la gestion des imprévus et savoir dire "non".
Définir efficacement ses priorités
- Définir des objectifs.
- Mettre en place des objectifs SMART.
- Prendre du recul pour définir l'important.
- Élaborer la matrice des priorités de son poste.
- Définir et lister les priorités, l'urgent et l'important.
- Élaborer un plan de journée.
- Organiser les réunions et manifestations.
- Maîtriser l'organisation matérielle d'une réunion.
- Connaître les principes de gestion de l'agenda (papier et électronique).
- Gérer l'agenda de son manager.
- Concevoir un plan d'action personnalisé : définir un objectif de progrès.
Travaux pratiques
Élaboration d’un objectif SMART. Définition de ses priorités selon la matrice d'Eisenhower pour catégoriser ses tâches selon leur degré d'urgence et d'importance. Construction d'un plan de journée. Préparation d'une réunion.